Pendahuluan
Di balik operasional sehari-hari sebuah perusahaan, ada suatu sistem yang mengatur alur informasi dan prosedur yang harus diikuti oleh setiap individu di dalamnya. Bagian kritis dari sistem ini adalah pengendalian dokumen, yang mencakup pembuatan, review, approval, distribusi, penarikan, dan pemusnahan dokumen-dokumen penting seperti manual, SOP (Standard Operating Procedure), instruksi kerja (IK), formulir, checklist, dan lainnya. Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi siapa saja yang terlibat dalam proses pengendalian dokumen di perusahaan dan mengapa keterlibatan mereka sangat penting.
Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Pengendalian Dokumen
- Manajemen Senior
Sebagai pemimpin perusahaan, manajemen senior memiliki tanggung jawab utama dalam menetapkan kebijakan umum terkait pengendalian dokumen. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa proses pengendalian dokumen diatur dengan baik dan sesuai dengan tujuan strategis perusahaan. Manajemen senior juga harus memberikan dukungan dan sumber daya yang diperlukan untuk menjaga integritas dan kehandalan dokumen-dokumen yang dihasilkan. - Departemen Kualitas atau Pengendalian Dokumen
Biasanya ada departemen khusus seperti departemen kualitas atau pengendalian dokumen yang bertanggung jawab langsung atas implementasi dan pemeliharaan sistem pengendalian dokumen. Mereka akan mengkoordinasikan semua aspek yang terkait dengan dokumen-dokumen manajemen sistem, termasuk pembuatan, revisi, review, dan distribusi. Departemen ini juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua dokumen tetap relevan dan memenuhi persyaratan standar yang berlaku. - Pembuat Dokumen
Pembuat dokumen adalah orang atau tim yang bertanggung jawab untuk merancang, menulis, dan mengembangkan dokumen-dokumen seperti manual, SOP, IK, formulir, dan checklist. Mereka harus memiliki pemahaman yang mendalam tentang proses atau prosedur yang didokumentasikan serta kebijakan dan persyaratan standar yang relevan. - Reviewer dan Approver
Proses pembuatan dokumen melibatkan langkah-langkah review dan approval yang penting untuk memastikan bahwa dokumen yang dihasilkan mencerminkan praktik terbaik dan kebijakan perusahaan. Reviewer biasanya adalah ahli di bidangnya yang memeriksa keakuratan teknis dan kesesuaian dokumen dengan prosedur yang ada. Approver adalah individu yang memiliki otoritas untuk menyetujui dokumen sebelum didistribusikan atau diimplementasikan. - Pengguna Akhir
Pengguna akhir adalah orang-orang atau tim yang menggunakan dokumen-dokumen tersebut dalam aktivitas sehari-hari mereka. Mereka harus memahami dan mengikuti prosedur yang terdokumentasi dengan benar untuk memastikan konsistensi, keamanan, dan kehandalan operasional. - Departemen Hukum dan Kepatuhan
Terutama dalam industri yang teratur oleh peraturan dan standar yang ketat, departemen hukum dan kepatuhan memiliki peran penting dalam memastikan bahwa semua dokumen mematuhi persyaratan hukum dan regulasi yang berlaku. Mereka akan memberikan nasihat hukum tentang kebijakan dokumentasi dan pengaturan retensi dokumen.
Proses Pengendalian Dokumen
Proses pengendalian dokumen meliputi langkah-langkah berikut:
- Pembuatan Dokumen: Identifikasi kebutuhan dokumen, pengembangan isi, dan format dokumen.
- Review dan Approval: Peninjauan oleh ahli teknis dan persetujuan oleh pihak yang berwenang sebelum dokumen didistribusikan.
- Distribusi: Mendistribusikan dokumen kepada pihak yang berwenang untuk penggunaan yang tepat.
- Pemeliharaan dan Penarikan: Memastikan dokumen tetap relevan dengan revisi dan penarikan yang diperlukan ketika dokumen sudah tidak relevan lagi atau ada perubahan signifikan.
- Pemusnahan: Mengatur dan melaksanakan pemusnahan dokumen sesuai kebijakan yang ditetapkan untuk menjaga kerahasiaan dan menghindari penggunaan dokumen yang sudah usang.
Pentingnya Keterlibatan Semua Pihak
Keterlibatan semua pihak dalam proses pengendalian dokumen sangat penting untuk mencapai keberhasilan operasional dan kepatuhan. Dengan melibatkan manajemen senior, departemen kualitas, pembuat dokumen, reviewer, approver, pengguna akhir, dan departemen hukum serta kepatuhan, perusahaan dapat memastikan bahwa semua dokumen terkait manajemen sistem dikelola dengan baik, memenuhi standar yang relevan, dan mendukung tujuan strategis perusahaan.
Kesimpulan
Pengendalian dokumen adalah fondasi yang penting dalam manajemen sistem di setiap perusahaan. Dengan melibatkan semua pihak yang relevan dalam pembuatan, review, approval, distribusi, penarikan, dan pemusnahan dokumen-dokumen manajemen sistem, perusahaan dapat memastikan kualitas, konsistensi, dan kepatuhan dalam semua aspek operasional mereka. Mari jaga sistem pengendalian dokumen dengan baik dan pastikan bahwa setiap dokumen yang dihasilkan memiliki nilai dan relevansi yang tinggi bagi kesuksesan perusahaan Anda.